Comment organiser un événement international dans un réseau ?

Quel que soit le mode d’organisation de votre activité commerciale, il est fondamental de pouvoir fédérer votre équipe autour d’un projet commun et des valeurs de l’entreprise. Ceci est encore plus vrai lorsque l’organisation du réseau est régionale – européenne, par exemple – voire internationale.

Manager une équipe internationale : quels enjeux ?

Manager une équipe internationale comporte de nombreux défis. Il faut d’abord faire face aux inévi-tables problèmes de communication liés à la distance entre les sites et l’éclatement de l’équipe. La maîtrise de la langue et les différences culturelles peuvent générer une incompréhension voire une frustration. Dans certains pays, la culture d’entreprise privilégie les relations franches et l’oralité quand, dans d’autres, la négociation et l’écrit constituent le cœur du mode de management. De plus, lorsque les temps de communication entre les équipes se résument aux réunions internes et entretiens trimestriels ou annuels, l’absence de moments d’échanges informels peut nuire à la cohésion d’équipe.

Autre enjeu, intimement lié au déficit de communication : la recherche du sens du collectif. Le réseau n’est pas la somme des différents sites ou enseignes mais constitue un tout cohérent. Au-delà du sen-timent d’appartenance, l’entreprise doit donc périodiquement réunir son réseau pour travailler son projet, son ADN, ses valeurs…

Multiplier les points de contact, au-delà des conférences téléphoniques et des réunions en visioconfé-rence, permet aussi de lutter contre la perte de productivité liée au manque de connaissance réci-proque. Bien souvent, les collaborateurs membres d’un réseau mettent en avant le temps passé à rechercher « qui est qui » et « qui fait quoi » au sens de l’entreprise.

Enfin, favoriser les échanges directs au sein d’un réseau constitue un levier de développement de la compétence collective. Comment renforcer les échanges croisés et le partage de savoir ? Comment faire progresser tous les collaborateurs au même rythme ? Comment repérer les talents et les aider à progresser ? Les séminaires de team building ou d’animation du réseau apportent des réponses con-crètes à toutes ces questions.

Organisation évènement : les 4 clés de réussite

Pour réunir avec succès une équipe composée de personnes de nationalités différentes, quatre con-ditions doivent être réunies.

Première condition, favoriser l’adhésion de chaque partie prenante à la démarche. Pour que votre évènement international reste dans les mémoires comme un moment fondateur, il est indispensable que chaque entité membre du réseau soit en mesure de se l’approprier et ait le sentiment d’avoir

contribué à sa création. Pour cela, il est possible de mettre en place une task force dédiée à l’organi-sation et composée de représentants des différents pays ou sites régionaux.

Deuxième condition, choisir la date avec attention. Cela peut paraître évident, mais le calendrier de votre évènement international doit impérativement tenir compte des fêtes locales, des pics de charge de travail liés aux spécificités de tel ou tel site, des périodes de vacances, etc.

Troisième condition, définir une programmation adaptée. Pour fédérer le réseau, les différentes sé-quences doivent garantir un équilibre entre temps formels et informels, assurer une juste représenta-tion des différents sites et, enfin, encourager les échanges de bonnes pratiques et retours d’expé-rience sous forme d’ateliers participatifs, par exemple. Vos collaborateurs auront effectué des trajets plus ou moins importants pour se rendre sur le lieu du séminaire. Tout au long de leur séjour, vos participants auront probablement envie de profiter des infrastructures, espaces et équipements mis à leur disposition (piscine, parcours santé, karaoké, vélo, billard, jeux de société, terrains multisports, espace détente, salle de sport…), et de retrouver leurs collègues. Un programme préservant des « temps morts » — qui, en fait, n’en sont pas — leur permettra d’exaucer leurs vœux. Avec un impact bénéfique sur l’ambiance générale du séminaire et la qualité de concentration des participants.

Quatrième et dernière condition, maîtriser la communication sur votre évènement international. Vous pouvez vous appuyer sur la task force que vous aurez constituée pour identifier des sponsors ou influenceurs en interne. Autant de relais à mobiliser à chaque étape de maturation de l’évènement (choix de la date et du lieu, programmation...). Autre piste, réaliser un teasing sous forme de vidéo présentant l’évènement ou de jeu. Pour susciter l’intérêt des collaborateurs, il est ainsi possible de faire deviner le lieu de séminaire quelques semaines avant l’évènement.

La communication autour de l’évènement ne s’arrête pas une fois que celui-ci est passé. On pense notamment à l’exemple d’une grande marque française qui avait demandé à ses managers, à l’occa-sion d’un séminaire, de décrire leurs engagements. Six mois après l’évènement, les mêmes managers ont eu la surprise de recevoir leur prose par courrier… un moyen ludique de prolonger les effets du séminaire.

Évènement international : bien choisir les lieux pour séminaire

Au-delà de ces quelques conseils ou recommandations, le choix du lieu est décisif pour assurer le suc-cès de l’évènement international. Celui-ci doit notamment répondre à trois critères :

• Confort et convivialité. Qu’il s’agisse d’un séminaire au vert ou d’une journée de formation en ville, les participants doivent se sentir à l’aise et comme dans un cocon. Il s’agit là d’une con-dition sine qua non pour que la magie opère… et que des liens se tissent entre membres d’une même équipe
• Multiplicité des expériences. Le lieu que vous choisirez devra être suffisamment modulable pour vous permettre d’exercer tous vos vœux. Ce qui suppose, par exemple, d’accueillir une configuration auditorium, ateliers, loisirs, speed dating…
• Sur-mesure. Chaque réseau possède ses spécificités et une identité qui lui est propre. Le lieu de votre séminaire doit en être le reflet. Pour donner encore davantage de sens à votre évè-nement, trouvez un lieu dont la marque partage les mêmes valeurs que votre entreprise. Ainsi, ce n’est pas seulement une décoration atypique qui marquera les esprits mais c’est bel et bien l’humain qui fera la différence. Sans oublier un service clients dont vos équipes pourront s’ins-pirer au sein de votre réseau pour les activités de front office (points de vente) comme de back office (équipes commerciales et fonctions support).

La richesse de son offre et sa connaissance des enjeux managériaux permettent à Châteauform’ de proposer des lieux adaptés aux séminaires internationaux pour les entreprises organisées en réseau.