Comment organiser une assemblée générale ?

Sommaire

     Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?  

     Les secrets d'une assemblée générale bien organisée 

          Sélectionnez le lieu idéal pour son Assemblée Générale 

          Fixez la date de l'événement en amont 

          Déterminez l'ordre du jour 

          Préparez les documents d'appuis

          Identifiez les intervenants clés 

          Vérifiez les exigences légales 

     Quel est l'ordre du jour type d’une l'assemblée générale ?  

     Comment fixer l’ordre du jour et déterminer les sujets importants à aborder ?  

     Évaluation : tirer des enseignements pour les assemblées générales futures  

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?  

L'assemblée générale est une réunion formelle où pour discuter et prendre des décisions stratégiques. Les membres du comité directeurs, actionnaires d'une entreprise et autres parties prenantes clé de l'entreprise sont présents. C'est l'occasion d'exercer leurs droits de regard, de voter sur des questions cruciales et d'influencer la direction de l'entreprise.  

Cette réunion partage des informations stratégiques (rapports financiers, gouvernance, projets futurs, changements statutaires, performances passées, etc). C'est un mécanisme démocratique. Il est transparent et favorise la prise de décisions collectives. Cet événement encourage l'engagement des membres ou actionnaires dans la gestion de la société. 

Il existe deux types d'assemblée générale : l'assemblée générale ordinaire (annuelle) et l'assemblée générale extraordinaire (à tout moment pour prendre des décisions clés). Pour une SARL, cet événement annuel se tient 6 mois après la clôture de l’exercice. Les délais de convocation des associés sont de 15 jours avant l’assemblée générale annuelle et 21 jours max pour l'assemblée générale extraordinaire. Pour les SAS, les actionnaires sont libres de fixer les règles de convocation et délais des assemblées dans les statuts de la société.  

Une assemblée générale est aussi une façon de se retrouver et de créer des liens entre les équipes de l'entreprise. C'est un moment unique où l'entreprise prend vie où les projets se concrétisent. C'est l'occasion de faire du réseautage et de rencontrer d'autres équipes. Souvent, un apéritif ou un cocktail dînatoire est organisé après l'AG pour clôturer en beauté ce moment important de la société.  

Les secrets d'une assemblée générale bien organisée : conseils pratiques et suggestions 

S'organiser en amont est essentielle pour assurer le bon déroulement d'une assemblée générale. Voici les étapes clés à suivre pour préparer une assemblée générale réussie :  
 

• Sélectionnez le lieu idéal pour son Assemblée Générale. Réservez un lieu approprié en fonction du nombre de participants attendus. Le choix du lieu pour une assemblée générale est important, car il peut influencer le déroulement de l'événement et le confort des participants. Voici quelques considérations à prendre en compte lors du choix du lieu et de l'aménagement de la salle :  
• La capacité d'accueil. Sélectionnez un lieu pouvant accueillir facilement tous les participants prévus. Il faudra sélectionner un lieu événementiel à large superficie afin de ne pas être embêté par les capacités maximales d'accueil. Veillez aussi à ce qu'il y ait l'espace nécessaire pour les équipements supplémentaires tels que les projecteurs ou les écrans géants.  
• L'accessibilité pour toutes et tous. Choisissez un lieu facilement accessible pour tous les participants. Veillez à ce que votre lieu événementiel soit proche de gares, stations de transports en commun, parkings vélo ou voiture. Il est primordial de vérifier la présence d'installations pour les personnes à mobilité réduite.  
• Équipements techniques fonctionnels. Votre salle doit disposer d'équipements techniques pour vos présentations. Prévoyez un système de sonorisation, un vidéoprojecteur, un écran de projection, une connexion Internet stable et des prises électriques suffisantes. Nos lieux Châteauform' comprennent également des salles annexes et un régisseur sur place pendant toute la durée de l'évènement. 
• Aménagez la salle selon votre besoin. Choisissez la configuration de la salle en fonction de l'objectif de l'assemblée générale. Par exemple : disposition en théâtre, en salle de classe, ou en U. Assurez-vous que l'événement facilite l'interaction et la communication entre les participants.  
• Confort des participants. Veillez à ce que la salle soit confortable et bien éclairée. Assurez-vous que les chaises sont ergonomiques, les Assemblées durent plusieurs heures. Prévoyez également un espace suffisant pour les mouvements des participants. L'idéal est de prévoir des espaces de détente pour s'oxygéner. 
• Signalisation : Utilisez des panneaux clairs à l'intérieur et à l'extérieur de la salle pour guider les participants vers l'endroit approprié. Indiquez les emplacements des toilettes, des vestiaires et des espaces de restauration, le cas échéant.  
• Espace d'accueil : Prévoyez un espace d'accueil où les participants peuvent s'enregistrer, récupérer leur badge ou leurs documents, et obtenir des informations supplémentaires. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de personnel pour gérer l'accueil de manière efficace et conviviale.  
• Restauration : Si des repas ou des boissons sont prévus, assurez-vous que la salle dispose d'une zone dédiée à la restauration. Si cela n'est pas possible, envisagez de réserver un espace à proximité où les participants peuvent se restaurer aisément.  
• Atmosphère professionnelle. Créez une atmosphère professionnelle et respectueuse dans la salle en veillant à la propreté et à la qualité du lieu en général. Évitez les distractions inutiles, comme le bruit excessif ou les perturbations visuelles.  
   

Fixez la date de l'événement en amont 

Déterminez une date bien à l'avance (3 semaine à 1 mois minimum) pour assurer la présence de vos participants. Elle est planifiée pour que les intéressés avancent vers des objectifs communs avec une vision claire, la présence de tous est donc essentielle. Fixez une date qui convient à la majorité des membres ou actionnaires, en tenant compte des contraintes logistiques s'ils viennent de loin.  

Déterminez l'ordre du jour 

Identifiez les sujets importants à aborder lors de l'assemblée générale. Incluez les rapports financiers, les décisions à prendre, les élections ou nominations, ainsi que tout autre point pertinent. Organisez l'ordre du jour de manière logique et assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour chaque point.

Préparez les documents d'appuis 

Rassemblez les documents nécessaires et partagez-les en amont. Comme les rapports financiers, les résolutions proposées, les candidatures pour les postes à pourvoir, et toute autre information pertinente. Assurez-vous que les documents sont complets, clairs et accessibles aux membres ou actionnaires avant l'assemblée générale.

Identifiez les intervenants clés 

Désignez un président d'assemblée générale qui animera la réunion et veillera au respect de l'ordre du jour. Si des orateurs doivent présenter des rapports ou des sujets spécifiques, assurez-vous qu'ils sont informés à l'avance et prêts à intervenir.

Vérifiez les exigences légales 

Familiarisez-vous avec les lois, règlements et statuts qui régissent votre entreprise. Assurez-vous de respecter toutes les exigences légales en termes de convocation, de quorum et de procédures de vote.   
 

Quel est l'ordre du jour type d’une l'assemblée générale ?  

L'ordre du jour d'une assemblée générale peut varier en fonction de la société et des sujets à aborder. Voici un exemple d'ordre du jour type :  

• Ouverture de l'assemblée générale et appel nominal. Le président déclare l'assemblée ouverte et procède à l'appel nominal. Il peut aussi faire signer une feuille de présence pour vérifier la présence des membres ou actionnaires.  
• Lecture et adoption du procès-verbal de la précédente assemblée générale. Le procès-verbal de la dernière assemblée générale est lu, discuté et adopté par les participants.  
• Rapport du conseil d'administration ou conseil de direction. Le Conseil présente un état des lieux de l'entreprise. Notamment un rapport sur les activités et les performances de l'entreprise depuis la dernière assemblée générale.  
• Présentation des états financiers et du rapport des auditeurs. Les états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le rapport des auditeurs, sont présentés pour examen et approbation.  
• Approbation des comptes annuels. Les membres ou actionnaires votent pour l'approbation des comptes annuels de l'entreprise.  
• Propositions de changements statutaires. Si des changements aux statuts de l'entreprise proposées, elles sont présentées, discutées et soumises au vote des participants.  
• Élection ou nomination des membres du Conseil. Si des postes au conseil sont à pourvoir, les élections ou nominations ont lieu lors de cette étape de l'assemblée générale.  
• Autres sujets et questions. Les participants ont la possibilité de poser des questions, de discuter d'autres sujets pertinents et de soulever des inquiétudes spécifiques.  
• Clôture de l'assemblée générale. Le président remercie les participants, annonce la clôture de l'assemblée générale et fixe la date et le lieu de la prochaine réunion.  

Il est important de noter que l'ordre du jour doit être ajusté en fonction des besoins et des exigences spécifiques de la société.  

Comment fixer l’ordre du jour et déterminer les sujets importants à aborder ?  

Pour déterminer les sujets importants à aborder lors d'une assemblée générale, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères. A savoir : les objectifs de l'entreprise, les besoins des membres ou actionnaires, ainsi que les obligations légales ou statutaires. Voici quelques étapes pour y parvenir :  

Analysez les priorités 

Identifiez les enjeux clés auxquels votre entreprise est confrontée, tels que les objectifs stratégiques, les défis du terrain et les occasions de déploiement. Ces éléments doivent être reflétés dans l'ordre du jour de l'assemblée générale.  

Consultez les membres ou actionnaires 

Impliquez les parties prenantes en sollicitant leurs opinions sur les sujets qu'ils souhaitent voir abordés lors de l'assemblée générale. Cela peut se faire via des sondages, des consultations en ligne ou des réunions préparatoires. 

Examinez les exigences légales et réglementaires 

Familiarisez-vous avec les lois, règlements et obligations spécifiques qui s'appliquent à votre assemblée. Veillez à ce que les sujets nécessaires pour se conformer à ces exigences soient inclus dans l'ordre du jour.  

Révisez les rapports et les états financiers 

Étudiez les rapports annuels, les états financiers et les évaluations de performance de l'entreprise. Identifiez les informations clés qui doivent être communiquées aux membres ou actionnaires lors de l'assemblée générale.  

Impliquez les membres du Conseil. 

Collaborez avec les membres du Conseil pour comprendre leurs suggestions et leurs inquiétudes. Leur expertise et leurs perspectives aideront à déterminer les sujets importants à aborder.  

Priorisez les sujets en fonction de leur impact et de leur urgence 

Évaluez l'importance et l'urgence de chaque sujet potentiel. Classez-les en fonction de leur impact sur l'entreprise. Prenez en compte leur durée et leur pertinence à court et à long terme, et leur nécessité de prise de décision.  

Évaluation : tirer des enseignements pour les assemblées générales futures  

Organiser son événement professionnel dans une logique d'amélioration continue est cruciale pour tirer des enseignements. Voici quelques conseils pour évaluer et améliorer vos assemblées générales futures :  

Collecte de feedback 

Sollicitez les commentaires des participants, des membres ou actionnaires, et de toutes les parties prenantes impliquées dans l'assemblée générale. Vous pouvez distribuer des sondages, organiser des entretiens ou mettre en place des groupes de discussion pour recueillir leurs impressions et suggestions.  

Analyse des données 

Analysez les données recueillies, y compris les commentaires, les évaluations et les résultats des sondages. Identifiez les points forts et les faiblesses de l'assemblée générale, ainsi que les domaines nécessitant une correction.  

Évaluation de l'ordre du jour  

Évaluez la pertinence et l'exhaustivité de l'ordre du jour de l'assemblée générale. Assurez-vous que tous les sujets importants ont été abordés et que le temps imparti à chaque point était adéquat. Identifiez les sujets qui pourraient nécessiter une attention particulière à l'avenir.  

Évaluation des présentations et des intervenants 

Évaluez la qualité des présentations, des orateurs et des intervenants lors de l'assemblée générale. Prenez en compte la clarté des informations, la qualité de la communication et l'engagement du public. Identifiez les points forts et les domaines où des apports peuvent être apportées.  

Évaluation de la logistique 

Évaluez tous les aspects logistiques : choix du lieu, équipement de la salle, accueil des participants et la gestion du temps. Identifiez les aspects qui ont bien fonctionné et ceux qui nécessitent des ajustements pour les futures assemblées générales.  

Évaluation des procédures de vote 

Évaluez l'efficacité et la transparence des procédures de vote utilisées lors de l'assemblée générale. Assurez-vous que les règles de vote sont claires et que les options de vote sont bien expliquées. C'est essentiel pour aboutir à des résultats transparents.  

Évaluation des communications préalables 

Évaluez l'efficacité des communications préalables à l'assemblée générale, telles que les convocations, les informations partagées et les documents préparatoires. Vérifiez si les informations ont été transmises de manière claire et opportune, et si les participants étaient suffisamment informés avant l'événement.  

Suivi des progrès 

Suivez les progrès réalisés dans la mise en œuvre des corrections planifiées. Effectuez un suivi régulier et ajustez les mesures si nécessaire pour garant