Comment réaliser un bon Brief pour organiser un événement ?

Dans les deux cas le Brief à un rôle primordial car c’est grâce à celui-ci que l’équipe va savoir vers quel type d’event s’orienter, quoi proposer, quel fil conducteur suivre en somme.
Le Brief permet de définir un périmètre, d’établir un champ d’action, et de sécuriser la relation.
Un bon Brief se distingue par sa précision et sa concision ; en effet lors de la rédaction on peut facilement avoir tendance à penser que plus il y a d’éléments plus la création sera pointue, mais c’est l’effet inverse qui se produit, plus votre Brief sera conséquent moins l’équipe en charge de l’organisation aura envie de le lire.
C’est pour cela que nous venons à votre secours et nous vous énumérons les différent(e)s steps/étapes à suivre.

L'objectif de l'événement est la ligne conductrice qui va permettre la création du projet.
Il permet de savoir pourquoi ce projet a lieu et donc de construire son ou ses idées autour de celui-ci. Lancement de produit, remerciement, fête de fin d'année ou simple coup de comm, l'objectif est la raison d'être du projet.

Le format de votre événement varie selon votre objectif.
Pour répondre au mieux à votre objectif votre évènement peut être un cocktail, launching (=lancement de produit), défilé, brunch, la seule limite est votre imagination !

Si vous faîtes appel à une agence externe, il est essentiel de faire une courte présentation de votre entreprise afin que l'agence connaisse l’histoire de l’entreprise, le service que vous proposez, qu’elle intègre vos valeurs, objectifs et ne vous propose pas un projet qui n’est pas en adéquation avec la culture de votre entreprise.

Pour qui l'événement est-il dédié, quelles sont les personnes visées, concernées ?
C’est une étape qui a son importance car c’est par celle-ci que vous allez pourvoir communiquer sur pourquoi l’événement est créée, quel est le message à faire passer, par quels moyens de communication allez-vous communiquer sur l'événement... Tout event a une raison d'être qui concerne forcément une personne ou plusieurs.

Peut être l'une des étapes les plus laborieuses qui va vous demander patience et self control, le choix de la date, savant équilibre entre agendas.
Ce qui va être compliqué lors du choix de la date est d'en trouver une qui conviennent à vos participants (collègues, invités, membre de votre entreprise) ; il vous faudra jongler entre réunions et impératifs personnels et également être attentif à l'actualité.
Soyez vigilants à l'actualité sportive et politique qui mobilise du monde ainsi qu'aux marronniers, pour éviter que votre événement soit lié à telle ou telle thématique.

En effet, en fonction de vos aspirations et de votre envie de rivaliser avec Gatsby ; certains de vos événements peuvent demander une organisation bien spécifique avec des installations qui ne peuvent rentrer dans certains lieux.
C'est pourquoi il est nécessaire de les répertorier dès le début afin de faciliter vos recherches et d'avoir une vision plus nette des endroits capables de vous accueillir vous et vos pétillantes idées.

Le choix de la localisation s'avère avoir son importance. Il est utile que le lieu de vos festivités soit bien desservi : métro, bus, tramway, train il est presque indispensable que votre adresse se compare à un hub ! *Did you say Charles de Gaulle ?*
Pensez également à prévoir un moyen pour les participants de garer leurs voitures.
Car selon la règle du participant content : au plus la distance est importante au plus de solutions vous devez trouver ; seul viendra celui qui point ne trimera.

Arrive enfin la tant redoutée question du budget. Pour que les choix qui vous seront faits soient logiques/ne soient pas délirants, vous devez impérativement renseigner le montant du budget que vous possédez. Cette donnée essentielle permettra à l'équipe en charge du projet d'organiser un événement qui réponde au maximum à toutes les conditions que vous aurez évoquées tout en restant dans les clous/dans le budget (à part si vous vous appelez Rothschild et dans ce cas là on veut bien être invité).

Dans l'éventualité de la prise en charge de votre projet par une agence extérieure, il est préférable de faire un rapide récapitulatif des événements déjà réalisés. Cela leur permettra d'avoir une vision de ce qu'attend votre entreprise et de vous proposer un événement en total accord avec l'image de celle-ci. 

 

1. Objectif de l’événement
2. Définir le format de l’événement
3. Présentation de l’entreprise
4. Définir la cible de votre projet
5. La date adéquate
6. Les contraintes en fonction de votre format
7. La localisation de votre événement
8. Le budget alloué
9. Description des événements passés
10. Faire une veille sur la concurrence

 

Point facultatif de notre checklist mais qui peut toutefois dans certains cas être pertinent : observer ce que fait votre concurrent.
Cela peut vous donner une idée de comment il a organisé son event et sur quels axes il a décidé de s'orienter. Ceci vous offre la possibilité de piocher quelques idées *ouups* ou de tout simplement faire mieux qu'eux. #winner

Ainsi vous avez maintenant toutes les clés pour la rédaction de votre Brief événementiel.
Pour conclure voici une citation de Thomas Stearns Eliot (on vous autorise à nous la piquer) : « Forcée à fonctionner dans un cadre strict, l'imagination tourne à plein régime et produit ainsi ses idées les plus riches. Sans aucune contrainte, le travail risque de s'éparpiller. ».