[Infographie] Comment organiser un événement digital ?

Une chose est sûre, la crise sanitaire a fait évoluer notre manière de travailler et de se réunir. Nous sommes rentrés en quelques semaines dans l’air du digital. A distance, en présentiel ou bien hybride, tous les formats sont désormais envisagés lorsqu’il s’agit de prévoir un événement. Organiser un événement digital ne s’improvise pas. L’erreur serait de penser qu’il nécessite moins de préparation. Si vous voulez que votre événement soit impactant et réponde de la même manière qu’un événement présentiel à vos objectifs, il est important de respecter quelques règles. 

 

• Le format  

Pour une expérience digitale optimum, optez pour des solutions de live streaming ou multiplex. Elles permettent de connecter de manière sure et sécurisée les différents participants à l’événement. Le format n’est pas à négliger, une mauvaise connexion et vous perdez en crédibilité.  

 

• Le message 

Le message se doit d’être fort pour qu’il soit bien compris de votre auditoire. Il est nécessaire de bien en définir le fond et la forme, et d’imaginer une stratégie de communication digitale adaptée pour le dévoiler. Le déroulé de votre événement s’articulera autour de votre message. Choisissez bien vos mots et les intervenants ! Définissez avec précisions les outils les plus adaptés pour faire passer votre message.  

 

• La plateforme 

Pour un événement virtuel, lléthore de plateformes de connexion existent. Il en existe autant que de besoins. Elles permettent de valoriser votre message, de le mettre en exergue. N’hésitez pas à y recourir quels que soient vos besoins : ice braker, workshop, networking, scène en live ou bien stand virtuel…  

 

• Le cadre 

Le cadre est primordial. Pensez à la lumière, au son et au décor ! De nombreux studios d’enregistrement existent. Ils vous garantissent un rendu professionnel qui servira au mieux votre message. Des experts vous accompagneront pour obtenir le meilleur rendu de votre intervention.  

 

• Le rétroplaning 

Etablir un rétroplaning permet d’énumérer les différentes étapes du projet pour ne rien oublier. De la conception de l’événement à sa production, en passant par les différents tests techniques effectués en amont, sans oublier sa communication et le calcul du retour sur investissement. Tout doit être listé et planifié pour optimiser ses chances de réussite. 

 

• La communication 

Qui dit événement digital, dit forcément communication online ! En amont, une communication multicanale doit être effectuée autour de l’événement. E-mailing, réseaux sociaux, vidéos de présentation, landing page… tous les moyens doivent être étudiés pour annoncer la tenue et le déroulé de votre événement.  

 

• Le contenu 

Le choix du contenu est primordial également pour capter l'attention d'un participant online. Misez sur des contenus attractifs et dynamiques. Le format vidéo est particulièrement adapté à cette configuration. Vous pouvez également miser sur du contenu interactif qui permettra à vos participants d’être actifs. Attention aussi à la longueur du contenu, privilégiez les formats courts pour donner du rythme à votre événement et garder l’attention de votre auditoire. 

 

• L’ergonomie 

Afin que l’expérience client soit la meilleure possible, optez pour une ergonomie intuitive, une plateforme simple d’utilisation et de navigation. Ainsi l’attention de vos participants pourra se dédier pleinement à vos messages plutôt qu’à l’environnement technique et digital que certains peuvent avoir du mal à maitriser. 

 

• L’interaction 

Favorisez les interactions entre les participants et créer du lien afin que chacun se sente impliqué à cet événement. Les participants ne doivent pas uniquement se sentir comme de simples spectateurs, mais véritablement des acteurs de l’événement. Plusieurs solutions existent, du simple chat, aux questions-réponses avec modérateurs. Des outils plus performants de sondage permettent aussi d’impliquer les participants et d’afficher leurs réponses en temps réel. Le sondage peut venir rythmer votre contenu et valoriser votre message. Vous pouvez également par moment réunir des sous-groupes ou organiser des one-to-one pour renforcer l’engagement de vos participants à l’événement.

 

• Le coaching 

Parler face à la caméra sans public n’est pas un exercice aisé, et ce même pour des portes paroles aguerris. Cet exercice nécessite souvent de l’entrainement et un travail d’écriture pour bien être maitrisé. Un coach spécialisé dans la prise de parole en public peut vous accompagner dans la formation des portes paroles.  

 

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