Les nouvelles méthodes de réunion

1. La réunion debout : ou comment révolutionner les discussions ?

Le concept de la réunion debout n’est pas nouveau, cependant il a bien évolué ces dernières années. En 15 minutes, vous êtes obligé.e de vous concentrer et d’aller droit au but. Le format court et dynamique permet d’éviter les digressions et de maximiser l’efficacité des échanges. Ce format de stand-up meeting, comme on l’appelle, est idéal pour faire un point rapide sur des sujets spécifiques, des projets en cours, sans tomber dans le piège de la réunion « interminable » à laquelle personne n’ose mettre fin.

La réunion debout est particulièrement efficace dans les environnements où l’agilité prévaut, où les équipes se retrouvent souvent pour échanger sur leurs priorités. Un stand-up meeting, implique que chaque membre de l’équipe réponde à trois questions : Qu’ai-je accompli depuis la dernière réunion ? Que vais-je accomplir aujourd’hui ? Y a-t-il des défis à surmonter ? Cette structure simple aide à garder la réunion rapide, claire, et productive.

Et, petite astuce : les réunions debout sont aussi un excellent moyen de lutter contre la sédentarité au travail. 

2. La réunion sans ordre du jour fixe : la liberté créative

Un peu de liberté dans un cadre où tout est structuré à l'excès, ça vous tente ? Et si l’ordre du jour n’était pas tout le temps un carcan, mais plutôt une suggestion ? Certaines entreprises ont opté pour des réunions sans agenda précis, où l’on vient avec des idées ou des sujets à explorer en commun, sans pression de résultats immédiats. Ce modèle est souvent utilisé pour encourager la créativité et la collaboration informelle.

Cela peut être un moment où l’équipe se réunit pour discuter de nouvelles idées, échanger sur des sujets qui ne font pas encore l’objet d’un projet concret, ou simplement renforcer les liens humains au sein de l’équipe. Un peu de « brainstorming », mais dans un format plus détendu et ouvert.

Certains experts en management soulignent d’ailleurs que ces réunions plus spontanées permettent de stimuler l’innovation. En évitant de se focaliser uniquement sur des objectifs précis, elles encouragent les idées qui viendraient de manière organique, sans être dirigées. Ces échanges peuvent parfois aboutir à des projets incroyablement originaux.

3. Les réunions hybrides : quand bureaux et télétravail se rencontrent

Le télétravail a bouleversé nos manières de collaborer et les réunions n’échappent pas à cette révolution. Réunions hybrides, les visio-conférences, cela vous parle ? Ici il est question de trouver l’équilibre parfait entre les collaborateurs présents au bureau et ceux travaillant à distance.

Les outils numériques collaboratifs tels que Slack, Zoom, Teams ou Google Meet permettent aujourd’hui de connecter les participants à distance qui se trouvent à des endroits différents, sans altérer la qualité des échanges. Cependant, pour que ces réunions soient productives, il est nécessaire d’adopter des règles strictes : chacun doit être visible à l’écran et l’enjeu est de maintenir une dynamique d’inclusion. Cela veut dire qu’il ne faut pas se laisser distraire par les appels privés ou les notifications. 

Ces réunions hybrides doivent être facilitées par un facilitateur, un modérateur, ou un animateur qui distribue la parole, résume les points clés, et veille à ce que tous les membres de l'équipe se sentent intégrés. Des équipements adaptés comme des haut‑parleurs, une bonne connexion internet, et une caméra de qualité peuvent faire toute la différence afin de garantir une interaction fluide et une présentation réussie.

Les réunions hybrides sont devenues un modèle incontournable pour les entreprises et organisations aujourd’hui. Elles permettent de garder la flexibilité du télétravail, tout en maintenant des moments d’interaction physiques entre les collaborateurs qui le souhaitent. Un bon compromis pour marier inclusivité et succès collectif.

4. La réunion "silent meeting" : l’ère de la communication non verbale

Le concept du silent meeting est un peu radical, mais ô combien efficace. L’idée ? Pas de parole, mais de l’écriture. Chaque participant écrit ses idées et ses points de discussion sur un support (comme un document collaboratif ou un chat d’équipe), sans se couper la parole. C’est un peu comme si on plongeait dans un monde parallèle où chacun communique exclusivement par le biais de l’écriture.

Cela peut paraître étrange au premier abord, cependant ce format présente plusieurs avantages : il permet à chacun de s’exprimer sans interruption, sans crainte de se faire éclipser par des voix plus fortes ou plus influentes. Cela garantit également le fait que tout le monde ait bien pris le temps de réfléchir à son sujet avant de proposer une idée.

Pour les équipes internationales ou celles ayant une culture d’entreprise très hiérarchique, la réunion silencieuse peut être une manière efficace d’éviter les conflits de communication. Les outils de traduction simultanée mettent fin à la barrière de la langue. Et à la fin de la réunion, un temps peut être dédié à l’analyse des échanges, en sachant que tous les participant.e.s auront eu la possibilité de faire entendre leur voix.

5. La réunion "non-réunion" : less is more!

Il existe des entreprises qui ont opté pour des « réunions non-réunions », un concept assez extrême. Ces entreprises réduisent drastiquement le nombre de réunions formelles au profit de moments de travail individuel ou en petits groupes. L’idée derrière cela est de faire confiance aux collaborateurs et de leur laisser plus de temps de concentration, loin des distractions des discussions en groupe.

Parfois, un message rapide sur Slack ou un email peut suffire à faire avancer un sujet. On parle alors de réunions ultraciblées, auxquelles sont invités uniquement les collaborateurs qui ont vraiment quelque chose à apporter au sujet traité, plutôt que d’organiser des réunions avec des un grand nombre de participants.

Ce modèle permet de gagner en efficacité et de réduire le burn-out lié à la multiplication des réunions. Ce n’est pas un appel à l’abolition des réunions, mais plutôt à une réflexion sur leur utilité.

6. Le format "World Café" : la magie des petits groupes

Là où les réunions classiques deviennent parfois monotones et peu engageantes, le format du World Café est source de convivialité et d’énergie. Inspiré des cafés philosophiques, il s’agit de faire discuter plusieurs petits groupes sur différents thèmes, avant de passer à un autre groupe pour échanger de nouvelles idées.

Chaque table (ou groupe) traite d’une question donnée pendant un laps de temps limité, puis les participants changent de table pour discuter d’un autre sujet. C’est un peu comme une conversation en continu, où l’on apporte à chaque fois de nouvelles perspectives. Pour rendre ces échanges encore plus fluides, l’ajout d’icebreakers en début de session permet de briser la glace entre les participants et de créer une ambiance conviviale dès le début. Ce format est particulièrement adapté aux réunions créatives, à l’idéation, ou encore aux bilans de projets. Ce format remplit parfaitement sa fonction en favorisant une dynamique d’échange où chacun a l’opportunité de prendre la parole.

7. Les salles de réunion insolites de Châteauform’ pour penser différemment !

Se réunir dans une salle de réunion atypique permet de réfléchir autrement. Chez Châteauform’ nous en sommes convaincus et c’est la raison pour laquelle nous mettons à la disposition de nos participants différents environnements insolites. Salle ronde ou ovale, avec balançoires, poufs, trampolines, piscine à boules, ballons gonflables en guise de chaise, le choix est vaste.

La salle Tournesol au Château de Neuville-Bosc est un must avec sa forme d’amphithéâtre aménagée avec de gros coussins colorés. Ici on retire ses chaussures avant de rentrer en salle, c’est comme à la maison, et on enfile une paire de chaussettes colorées pour s’installer confortablement. Les « barrières » tombent rapidement. Vous êtes comme dans un cocon avec toute la dernière technologie vous permettant de projeter vos présentations.

La salle aux balançoires dans notre maison de Landhuis Marienheuvel aux Pays-Bas vous permet de réfléchir en vous balançant. Faites prendre de la hauteur à vos projets grâce à cette salle en suspension !

8. Et le format de la discu-balade, toujours chez Châteauform’.

Nous proposons à nos participants la discu-balade, une balade en extérieur, loin de la salle de réunion afin de permettre aux participants d’échanger plus facilement avec un grand nombre et pas seulement avec les participants assis à leur droite et à leur gauche, comme cela serait le cas dans une salle de réunion traditionnelle. De plus, se mettre en mouvement physiquement permet de mettre en mouvement son cerveau de manière différente. Encore une manière de casser les codes et de faire émerger des idées différentes. 

Il est temps de repenser la réunion pour mieux travailler ensemble !

Les nouvelles méthodes de réunion mettent en évidence un fait : les réunions nous permettent d’amplifier la collaboration, la gestion de projets, de stimuler la créativité et de renforcer les relations humaines. L’avènement du télétravail ainsi que des outils collaboratifs en font de même en mettant l'humain au cœur de tous ces moments d’échange et de partage.

Alors, la prochaine fois que vous organiserez une réunion, essayez d’en repenser le format. Est-ce qu’un stand-up meeting pourrait convenir ? Un peu de silence pourrait-il améliorer la qualité des échanges ? Et si vous essayiez de réduire le nombre de réunions pour privilégier des moments de réflexion et de concentration ? 

Réinventer le format de la réunion, c’est un peu réinventer la manière de travailler ensemble. Qui sait, peut-être que votre équipe sera plus productive et surtout, plus heureuse !

Et vous, quelles sont vos méthodes préférées pour des réunions réussies ?