Organiser un événement d'entreprise : Les 10 questions à se poser

Leadership & efficacité

Organiser un événement d'entreprise : Les 10 questions à se poser avant de choisir son lieu événementiel

Lancement de produit, soirée d'entreprise... Le lieu accueillant votre projet événementiel a une véritable importance, c'est celui-ci même qui va donner le ton de votre événement. Si vous souhaitez mettre en place une certaine scénographie et si vous possédez des exigences sur certains détails, il vous faudra rechercher le lieu parfait avec la capacité, les dispositifs, et la place pour accueillir vos participants. Il vous faudra mettre tous ces éléments par écrit dans un cahier des charges.

4 mn · Travail, Événementiel

Par Virginie Renouvin, le 1 janvier 2019

Lancement de produit, soirée d'entreprise... Le lieu accueillant votre projet événementiel a une véritable importance, c'est celui-ci même qui va donner le ton de votre événement. Si vous souhaitez mettre en place une certaine scénographie et si vous possédez des exigences sur certains détails, il vous faudra rechercher le lieu parfait avec la capacité, les dispositifs, et la place pour accueillir vos participants. Il vous faudra mettre tous ces éléments par écrit dans un cahier des charges.

1. La date

Logique nous diriez-vous ? Et pourtant... Assurez-vous que le lieu de vos convoitises soit disponible pour la date à laquelle vous avez prévu votre événement ! Et cela avant de le visiter car quand on recherche un lieu le temps est précieux... Vérifiez également que la date choisie ne corresponde pas à un grand événement de type tournois sportifs ou élections, et qu’il ne s’agit pas non plus d’un jour férié.

2. La capacité (légale) de la salle

En fonction de la taille et de l'importance de votre événement professionnel vous attendrez un certain nombre de participant plus ou moins élevé et il faut donc que la salle soit capable d'accueillir votre nombre de participants tout en respectant des règles de sécurité (car tout espace a une capacité maximale de personnes qu'il peut accueillir).

De plus faites attention à ce que la taille de votre espace soit en adéquation avec le nombre d'invités que vous attendez ! Faites attention à ne pas réserver une salle trop petite où vos participants se marcheront dessus et au contraire une salle trop grande où la sensation de vide peut prendre le dessus. 

3. Prix de la location ? Quel équipement est fourni avec la salle ?

Connaître le prix de la location peut être un élément comparatif afin de voir ce que proposent d'autres salles pour le même prix. Il peut également être intéressant de savoir ce que comprends le prix de location, à savoir les hôtes d’accueil, l'accès aux cuisines, à du matériel, à du mobilier - ou encore à un réseau internet.

4. Y-a-t-il certaines restrictions particulières à connaître ?

La salle impose-t-elle une heure de fin obligatoire ? Avez-vous le droit d'installer tous les dispositifs que vous souhaitez pour la scénographie de votre événement ? Les animaux sont-ils autorisés ? Vous devez être vigilant à tous ces points si vous souhaitez créer une atmosphère particulière et si vous prévoyez certaines activités.

5. Quelle est la durée exacte de la location ?

Assurez-vous de savoir quand exactement la salle est mise à votre disposition afin de pouvoir planifier l'installation et la désinstallation de votre matériel. Renseignez-vous également sur le coût d'un créneau supplémentaire au cas où vous auriez le besoin de plus de temps pour l'installation ou autre. Il peut également être intéressant de savoir si vous pouvez stocker des éléments quelques semaines avant le jour j de votre événement pour éviter tout problème de logistique. 

6. La salle impose-t-elle des prestataires ? La salle propose-t-elle des prestataires référencés ?

Soyez extrêmement vigilant en ce qui concerne les prestataires avant de signer pour un lieu ! En effet, certaines salles pourront vous imposer de faire appel à leurs prestataires en cas de besoin d'un traiteur ou d'une animation musicale. Une fois actée, ils ne vous laisseront pas le choix ce qui peut s'avérer être une lourde contrainte pour vous et votre projet. En revanche si la salle ne vous impose aucun prestataire mais que vous en avez besoin, vous pouvez toujours leur demander s’ils n'ont pas de prestataires référencés soit des prestataires avec qu’ils ont l'habitude de travailler et dont ils sont sûrs du sérieux et du professionnalisme.

7. Quelles sont les possibilités de branding sur le lieu ?

Si vous souhaitez faire de la publicité pour votre événement sur le lieu d'organisation de celui-ci demandez si la salle possède des moyens de branding et si oui lesquels ? Cela peut donner à votre événement une plus grande visibilité et ainsi attirer des participants.

8. Le lieu de réception dispose-t-il d'un parking ?

Car oui, un endroit où stationner est un facteur décisionnel important. Il sera plus agréable pour vous et vos invités d'avoir un parking où se garer ou du moins que le lieu de votre réception soit bien desservi par les transports en commun. Sinon dans le cas où il n'y aurait ni parking ni transport à proximité, vous pouvez penser à des alternatives comme mettre en place un système de navettes.

9. Quelles sont les conditions de réservation et d'annulation ?

Avant de signer tout document qui vous engagerait en quoi que ce soit, il est important de vous renseigner sur les conditions de réservation et d'annulation. Quels sont les documents nécessaires à la réservation ? Dois-je verser une caution et si oui à combien celle-ci s'élève-t-elle ? Puis-je annuler mon événement et me faire rembourser ? Ai-je une date limite pour annoncer mon annulation ? Dans quel cas me ferai-je rembourser - intégralement ou non - les dépenses engagées ?

Vous devez vous poser toutes ces questions afin d'être au courant de toutes les conditions et de ne pas avoir de mauvaise surprise au cas où un événement imprévu se produirait.

10. Le wifi est-il disponible et combien cela coûte-t-il ?

Si vous souhaitez être relayé sur toute les plateformes et réseaux sociaux et obtenir une visibilité départementale, nationale ou mondiale assurez-vous que la salle propose un réseau wifi pour faciliter le partage de contenu de vos participants (qui seront vos ambassadeurs durant la soirée). N'omettez pas également de demander combien cela vous coûtera !

Ainsi vous avez en votre possession tous les éléments nécessaire à la réussite de votre événement et au choix du lieu ! Il est important que vous posiez toutes ces questions afin d'être sûr que tout rentre dans vos frais et que vous servez vos intérêts, tout en satisfaisant vos invités.