Le guide pour organiser une réunion d’équipe efficace

Pour les managers, organiser une réunion d’équipe permet de faire le point sur des sujets en cours et faire avancer les projets collectivement. 

Cet article vous propose un guide pour vous assurer que la préparation de votre réunion d’équipe soit bien conduite. Une réunion préparée en amont favorise l'alignement et la motivation des collaborateurs tout en permettant d’avancer plus rapidement sur vos sujets en cours, de réserver un moment propice à la cocréation et à l’intelligence collective et de faire germer des idées. 

 

Au programme

1. Pourquoi organiser une réunion d’équipe ?      2. Définir le type de réunion de travail et ses objectifs      3. Sélectionner les bons participants      4. Bien choisir le lieu de sa réunion de groupe      5. Intégrer des activités team building      6. Garder trace de ce qui se dit

 

Pourquoi organiser une réunion d'équipe ?

La réunion d’équipe est un classique du management. Ce format est idéal pour favoriser l’échange entre collaborateurs et faire avancer des projets grâce à un travail collectif.  

Selon l’ordre du jour, le manager peut choisir de réunir tous les collaborateurs ou seulement certains décisionnaires ou expert.e.s.

La réunion permet de diffuser une information homogène à l’ensemble d’une équipe. C’est aussi un moment où les doutes éventuels peuvent être abordés.  

Si beaucoup d’entreprise sont équipées dans leurs locaux de salles de réunion. Il est parfois bon de changer d’organiser une réunion hors-les-murs pour briser la routine du quotidien de travail et donner un nouvel élan à vos projets. 

 

 

Définir le type de réunion de travail et ses objectifs

Cette première étape a pour objectif de répondre à la question “Sur quoi la réunion doit-elle aboutir ?”.  

En ayant en tête l’objectif final de votre réunion, qu’il soit un plan d’action, une décision ou une timeline, cela vous aidera à définir les ressources auxquelles vous devrez faire appel.  

 

Voilà des exemples de type de réunion d’équipe : 

• Réunions de prise de décision  

Elles sont essentielles pour faire avancer les projets et assurer l'harmonisation entre les différentes parties prenantes. Les réunions de prise de décision sont peut-être la forme la plus authentique de réunion d'équipe. 

 

• Réunions de résolution de problèmes ou réunion de crise 

La résolution collective de problèmes est puissante, et les réunions de résolution de problèmes sont un moyen efficace de trouver des solutions ou des compromis à des défis difficiles. Toutes les possibilités sont d'abord présentées, puis discutées, jusqu'à ce qu'un accord soit trouvé sur la marche à suivre.

 

• Réunions de planification  

Convenir d'objectifs et établir une feuille de route est une utilisation essentielle des réunions de direction qui ne doit pas être négligée. La discussion, le partage d'idées et la détermination d'une voie à suivre permettent aux collaborateurs d’avoir de la visibilité sur le projet et mieux avancé individuellement dans le projet.

 

• Réunions de réflexion et d'amélioration  

En entreprise, ces réunions sont souvent appelées "rétrospectives". Elles peuvent être organisées au niveau d'une équipe, d'une division ou de l'ensemble de l'entreprise. Afin de savoir ce qu'il faut améliorer ou changer, les organisations doivent prendre le temps de réfléchir et de partager leurs opinions en tant que groupe sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, de manière franche.

 

• Réunions des dirigeants  

Plutôt que d'avoir un résultat tangible, ces réunions doivent être considérées comme une occasion de nouer des relations et de s'assurer que les dirigeants et les leaders directs partagent une vision commune de la situation globale.

 

• Réunions de créativité

Le fameux brainstorming est très efficace en équipe. La confrontation et la conjugaison de points de vue différents est idéale pour faire émerger des idées auxquelles que l’on n'aurait pas eu seul. A la fin d’une réunion créative des idées ont émergé et un projet prend forme.  

 

Sélectionner les bons participants

Une réunion où l’on ne se sent pas utile est frustrante pour le collaborateur et contreproductive pour la réunion. Pour éviter de perdre du temps, il faut bien sélectionner les participants à sa réunion. Sans cela, c’est prendre le risque de créer un phénomène de réunionite c’est-à-dire des réunions trop nombreuses et non productives qui empêchent le collaborateur de travailler correctement.  

Veillez à bien communiquer à vos participants les objectifs de la réunion, l’ordre du jour avec les points les plus importants en début de réunion ainsi qu'un horaire cadré et raisonnable.

 

 

Bien choisir le lieu de sa réunion

Le lieu de la réunion d’équipe doit être le reflet de l’ambiance de votre réunion. Un environnement de travail cohérent avec le sujet de l’ordre du jour aidera vos collaborateurs à gagner en productivité. Il en va de même pour l’aménagement de votre salle de réunion et la disposition du mobilier, de préférence modulable pour faciliter l’échange et créer les conditions de travail adaptées.  

Par exemple, pour une réunion brainstorming, choisissez de louer une salle de réunion atypique avec une thématique inspirante pour votre projet (voilà des exemples de salles de réunion informelles).  

Un bon lieu pour votre salle de réunion est aussi un lieu accessible pour tous vos collaborateurs. C’est un élément primordial qui valorise votre image de marque. Un lieu dynamique dans une grande ville permettra de refléter le dynamisme économique de votre société.  

Si vous souhaitez organiser une réunion en hybride avec des collaborateurs à distance et en présentiel, veillez à ce que votre salle de réunion soit parfaitement équipée du matériel nécessaire pour communiquer en visio conférence, avec des salles de sous-commission, une bonne connexion internet, de quoi projeter et une assistance technique à disposition.  

 

Intégrer des activités team building

Intégrer des activités de team building pendant et entre les réunions d'équipe peut être une excellente façon de renforcer les liens entre les membres de l'équipe et d'améliorer la communication, la collaboration et l'émulation de nouvelles idées. Ces activités peuvent être simples, comme des jeux de société rapides ou des questions de glace brise-glace, ou plus complexes, comme des séances de formation avec l'un de nos experts en form' sur la résolution de problèmes ou la prise de décision en groupe. 

Les activités de team building peuvent être intégrées dans les réunions régulières de l'équipe, comme une courte pause pour jouer à un jeu rapide ou discuter d'un sujet non lié au travail. Elles peuvent également être organisées entre les réunions pour donner aux membres de l'équipe l'occasion de socialiser et de se connaître en dehors de l'environnement de travail. 

En encourageant les membres de l'équipe à se connaître mieux et à mieux comprendre les compétences et les points forts de chacun, les activités de team building peuvent contribuer à améliorer la confiance et la coopération entre les membres de l'équipe. De plus, elles peuvent aider à réduire le stress et à améliorer la satisfaction au travail en créant un environnement de travail plus positif et plus convivial. 

 

Garder trace de ce qui se dit

Encouragez la participation des intervenant en proposant de prendre la parole ou d'exprimer leur point de vue. Assurez-vous que tout le monde a la possibilité de s'exprimer et de contribuer à la réunion.

Prenez des notes pendant la réunion et assurez-vous de documenter les décisions prises et les actions à entreprendre. Envoyez ensuite ces notes à l'ensemble des participants pour qu'ils puissent les consulter et les utiliser comme référence.

Suivez les actions qui doivent être menées. Assurez-vous de faire le suivi des actions à entreprendre et de rappeler aux personnes concernées les échéances à respecter. Cela permettra de maintenir l'implication et l'engagement des participants.

 

Vous souhaitez organiser une réunion avec votre équipe ?     Contactez-nous pour louer la salle idéale de votre prochaine réunion d’équipe.     Châteauform’ met à votre disposition une palette de lieux de réunion d’exception.    Il existe mille et une activités possibles, inspirez-vous de notre catalogue d’activités.